TUPOKSI

TUPOKSI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

  1. Rancangan Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Solok sebagai berikut: :
  1. Kepala Dinas
  2. Sekretariat terdiri dari :
  1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
  2. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan
  1. Bidang Pengelolaan Perpustakaan terdiri dari :
  1. Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan
  2. Sub Bidang Otomasi dan Pengelolaan Bahan  Pustaka
  3. Sub Bidang Layanan Perpustakaan
  1. Bidang Pengelolaan Kearsipan terdiri dari :
  1. Sub Bidang Pembinaan Kearsipan
  2. Sub Bidang Pengelolaan Arsip Dinamis
  3. Sub Bidang Pengolalaan Arsip Statis
  1. Jabatan Fungsional  Pustakawan dan Arsiparis

 

  1. Tugas Pokok dan Uraian  Tugas sebagai berikut :
    1.   KEPALA DINAS

Tugas pokok Kepala Dinas melaksanakan urusan pemerintahan daerah dalam perumusan dan penetepan kebijakan untuk penyelenggaraan Perpustakaan dan Kearsipan.  

Uraian tugas Kepala Dinas

  1. perumusan kebijakan dalam rangka penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan di Kabupaten Solok;
  2. perumusan kebijakan di bidang pembinaan dan pengelolaan perpustakaan dan kearsipan, untuk mengatur standar dan kendali mutu terhadap pembinaan dan pengelolaan perpustakaan dan kearsipan;
  3. perumusan kebijakan di bidang pembangunan dan pengembangan otomasi pustaka dan arsip, untuk menata penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan dalam suatu sistem;
  4. perumusan kebijakan di bidang organisasi perpustakaan dan kearsipan, untuk mengatur standar fungsi, kendali mutu dan peningkatan kapasitas pengelolaan perpustakaan dan kearsipan;
  5. perumusan kebijakan di bidang pengembangan sumber daya manusia perpustakaan dan kearsipan, untuk peningkatan kompetensi, profesionalisme dan kinerja aparatur pengolah pustaka dan arsip;
  6. perumusan kebijakan di bidang pengadaan sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan yang sesuai dengan standar;
  7. perumusan kebijakan di bidang perlindungan dan penyelamatan bahan pustaka dan arsip, untuk mengatur kriteria, tanggung jawab dan strategi dalam melakukan perlindungan dan penyelamatan;
  8. perumusan kebijakan di bidang sosialisasi perpustakaan dan kearsipan, untuk mengatur strategi pencapaian visi dan misi penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan;
  9. penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup yang disimpan di lembaga kearsipan daerah;
  10. melaksanakan tugas lain yang diberikankan oleh kepala daerah sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya; dan
  11. melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada kepala daerah.

 

  1. SEKRETARIS

Tugas pokok  Sekretaris melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, mengkoordinir bidang-bidang dalam penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian, perencanaan dan program.

Uraian tugas Sekretaris

  1. menyusun kerja dan program kerja kesekretariat;
  2. mengkoordinasikan rencana kegiatan Dinas dalam menyusun program kerja;
  3. membimbing dan memberi petunjuk kepada Kepala Sub Bagian dan bawahan;
  4. melakukan koordinasi dengan para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian;
  5. melaksanakan dan mengawasi kegiatan pengelolaan urusan umum dan kepegawaian, penyusunan program dan keuangan Dinas;
  6. merangkum laporan Sekretariat dan Bidang berkaitan dengan keuangan, kepegawaian dan barang;
  7. menyusun langkah penyempurnaan kegiatan;
  8. melaksanakan sistem pengendalian intern;
  9. melaksanakan  tugas lain yang diberikankan oleh atasan; dan
  10. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas.

 

  1.   Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Tugas pokok Sub Bagian Umum dan Kepegawaian melaksanakan urusan  Umum, Kelembagaan, Ketatalaksanaan, Perlengkapan dan Administrasi Kepegawaian,

Uraian tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian:

  1. menyusun dan membuat rencana kegiatan sub bagian Umum dan Kepegawaian;
  2. melakukan analisis dan menyusun/membuat rencana kebutuhan pengadaan barang milik daerah untuk kelancaran dinas;
  3. melaksanakan urusan Perlengkapan, Surat Menyurat,  Humas, Hukum dan Keprotokolan;
  4. membuat inventaris barang yang dikelola maupun yang dipakai oleh SKPD lain;
  5. menyusun dan menata file data pegawai, bazetting dan urutan kepangkatan  pegawai;
  6. membuat rencana formasi pegawai sesuai kebutuhan untuk kelancaran dinas;
  7. mengelola administrasi kepegawaian meliputi pengurusan kenaikan pengkat, gaji berkala, cuti, pensiun, kartu pegawai, kartu isteri/suami,  taspen, asuransi kesehatan dan lain-lainnya;
  8. menyusun rencana upaya peningkatan disiplin dan kesejahteraan pegawai;
  9. melaksanakan tugas lain yang diberikankan oleh atasan; dan
  10. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekretaris.
  1.   Sub Bagian Perencanaan Keuangan Evaluasi Monitoring dan Pelaporan

Tugas pokok Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan menyusun perencanaan Program Kerja dan melakukan Penatausahaan Keuangan dan Pelaporan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Uraian tugas Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan

  1. menghimpun rencana program kerja masing-masing bidang yang akan dijadikan bahan dalam penyusunan Perencanaan Program Kerja dan Anggaran;
  2. menyusun konsep rencana strategis, rencana kerja tahunan dan RPJMD;
  3. menyusun dan membuat Laporan Akuntabilitas Kinerja Instasi Pemerintah (LAKIP) dan LKPJ untuk bahan LPPD;
  4. menyusun dan membuat Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD);
  5. menyusun dan membuat Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Perubahan (APBDP);
  6. melakukan penatausahaan keuangan dan pembukuan terhadap pelaksanaan program kegiatan;
  7. melakukan penelitian dan verifikasi SPP pengajuan pencaiaran anggaran kegiatan dan kelengkapan lainnya;
  8. melaksanakan pembinaan dan bimbingan kepada bendaharawan dan pengelola keuangan lainnya;
  9. malakukan koordinasi dalam penyusunan laporan keuangan sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan program kegiatan;
  10. melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan program kegiatan;
  11. melaksanakan tugas lain yang diberikankan oleh atasan; dan
  12. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekretaris.

 

  1. BIDANG PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

Tugas pokok Bidang Pengelolaan Perpustakaan melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis dan pembinaan terhadap perpustakaan yang ada di Kabupaten Solok.

Uraian tugas Bidang  Pengelolaan Perpustakaan

  1. menyusun rencana dan program kerja Bidang Pengelolaan Perpustakaan;
  2. mengkoordinir dan menfasilitasi program kerja masing-masing Kasi;
  3. merumuskan kebijakan teknis dalam upaya penambahan koleksi buku, deposit, bilbiografi daerah, karya cetak, karya rekam, artikel, majalah dan buletin untuk perpustakaan;
  4. merumuskan kebijakan teknis untuk penyelamatan dan perlindungan naskah kuno;
  5. melaksanakan kebijakan untuk peningkatan sumber daya manusia di bidang perpustakaan melalui pendidikan dan pelatihan serta bimbingan teknis;
  6. melaksanakan kerja sama antara pemerhati perpustakaan dan lembaga terkait dalam memajukan perpustakaan di Kabupaten Solok;
  7. menggalakan promosi gemar membaca kepada masyarakat dengan memanfaatkan perpustakaan dan taman bacaan masyarakat terdekat;
  8. mengevaluasi hasil pelaksanaan program kegiatan pada Kasi Pengelolaan Perpustakaan;
  9. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan; dan
  10. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas.

 

  1.   Kasi Pembinaan Perpustakaan

Tugas pokok Kasi Pembinaan Perpustakaan melaksanakan penyiapan petunjuk  teknis untuk  melakukan pembinaan terhadap perpustakaan yang ada di Kabupaten Solok.

Uraian tugas Kasi  Pembinaan Perpustakaan

  1. menyusun rencana dan program kerja Kasi Pembinaan Perpustakaan;
  2. melakukan pembinaan, monitoring dan evaluasi perpustakaan, taman bacaan, sekolah, SKPD, nagari dan masjid yang ada di Kabupaten Solok secara langsung;
  3. melakukan survei dan analisis kelapangan untuk pengembangan semua jenis perpustakaan dan taman bacaan berdasarkan khasanah daerah;
  4. menjadikan perpustakaan dan taman bacaan sebagai pusat penelitian, rekreasi dan rujukan tentang kekayaan budaya;
  5. menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan serta bimbingan teknis untuk peningkatan SDM perpustakaan dan taman bacaan;
  6. melakukan sosialisasi, pembinaan dan pengembangan kompetensi, profesionalisme  pustakawan dan tenaga teknis pengelola perpustakaan dan taman bacaan;
  7. menfasilitasi pembentukan organisasi profesi pustakawan;
  8. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
  9. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada kepala bidang.

 

  1.   Kasi Otomasi dan Pengelolaan Bahan Pustaka

Tugas pokok Kasi Otomasi dan Pengolahan Bahan Pustaka melaksanakan penyiapan petunjuk teknis dan melaksanakan Otomasi dan Pengolahan Bahan Pustaka pada Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Solok.

Uraian tugas Kasi Otomasi dan Pengolahan Bahan Pustaka.

  1. menyusun rencana dan program kerja Kasi Otomasi dan Pengolahan Bahan Pustaka;
  2. melaksanakan seleksi bahan pustaka berdasarkan kebijakan penyelenggaraan perpustakaan, usulan pemustaka, katalog penerbit dan katalog toko buku;
  3. melaksanakan inventarisasi bahan pustaka dan klasifikasi, ketalogisasi deskripsi, tajuk subyek bahan pustaka baik terbitan daerah maupun umum sesuai sistem/ metode yang diberlakukan;
  4. melakukan penelusuran dan penarikan naskah kuno yang ada pada masyarakat;
  5. melaksanakan pengolahan, kelengkapan supplies kartu buku sampai buku siap dilayankan, penyimpanan dan pelestarian terbitan daerah baik tertulis, tercetak maupun terekam;
  6. melaksanakan penyusunan dan penataan koleksi deposit, bibliografis daerah, karya cetak dan karya rekam, indeks artikel majalah, serta literatur sekunder lainnya;
  7. melakukan pemeliharaan, perlindungan dan pelestarian bahan pustaka dan naskah kuno;
  8. melakukan pengembangan koleksi budaya etnis nusantara yang ditemukan oleh pemerintah daerah;
  9. melakukan alih data bibliografi;
  10. memberikan penghargaan kepada masyarakat yang telah menyerahkan naskah kuno yang dimilikinya;
  11. melaksanakan inventarisasi, pengolahan karya cetak dan karya rekam serta melestarikan terbitan daerah untuk dimanfaatkan oleh masyarakat;
  12. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan; dan
  13. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

 

  1. Kasi Layanan Perpustakaan 

Tugas pokok Kasi Layanan Perpustakaan melaksanakan penyiapan petunjuk teknis dan melaksanakan layanan Perpustakaan kepada Pemustaka.

Uraian tugas Kasi Layanan Perpustakaan:

  1. menyusun rencana dan program kerja Kasi Layanan Perpustakaan;
  2. melakukan layanan perpustakaan secara prima dan berorientasi pemustaka;
  3. melaksanakan layanan jasa perpustakaan dan informasi layanan kerjasama perpustakaan dan otomasi, layanan bibliografis dan literatur;
  4. menyelenggarakan perluasan layanan perpustakaan keliling bagi daerah yang belum tejangkau oleh layanan perpustakaan umum;
  5. menerapkan tata cara layanan perpusatakaan berdasarkan standar sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pemustaka;
  6. mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi, informasi  dan komunikasi;
  7. melakukan penyiangan bahan pustaka;
  8. melakukan layanan perpustakaan secara terpadu melalui kerjasama antar perpustakaan dan jejaring telematika;
  9. melakukan pelibatan masyarakat dalam peningkatan minat baca;
  10. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan; dan
  11. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Badan.

 

  1.   BIDANG PENGELOLAAN KEARSIPAN

Tugas pokok Bidang Pengelolaan Arsip melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis untuk melaksanakan pembinaan, pengelolaan dan layanan keasrsipan secara efisien, efektif dan sistematis.

Uraian tugas Bidang  Pengelolaan Kearsipan:

  1. menyusun rencana dan program kerja di Bidang Pengelolaan Kearsipan;
  2. menyusun dan menerbitkan naskah sumber arsip dan sistem informasi manajemen kearsipan;
  3. menganalisa penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup yang disimpan di lembaga kearsipan daerah;
  4. membuat kerjasama dengan lembaga dan/atau unit yang melaksanakan fungsi pengawasan di daerah;
  5. melaksanakan pengawasan/suvervisi kearsipan atas penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan perundangan-perundangan di bidang kearsipan;
  6. melakukan monitoring, evaluasi dan penilaian penyelenggaraan kearsipan sebagai bahan penilain kineja SKPD, BUMD, Kecamatan dan Nagari;
  7. pendataan dan penataan dokumen / arsip daerah;
  8. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan; dan
  9. melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepala Kepala Dinas.

 

  1.   Kasi Pembinaan Kearsipan

Tugas Pokok Kasi Pembinaan Kearsipan melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis dan melaksanakan pembinaan terhadap  pencipta arsip yang ada di Kabupaten Solok.

Uraian tugas pokok Kasi Pembinaan Kearsipan:

  1. menyusun rencana dan program kerja Kasi Pembinaan Kearsipan;
  2. melaksanakan analisis, pembinaan dan bimbingan teknis sumber daya manusia di bidang kearsipan;
  3. melaksanakan pembinaan umum dan teknis terhadap pencipta arsip sesuai dengan arah dan sasaran pembanganuan daerah dibidang kearsipan;
  4. melakukan pembinaan yang bekerja sama dengan lembaga terkait terhadap lembaga swasta dan masyarakat yang melaksanakan kepentingan publik untuk perlingdungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat;  
  5. melaksanakan kerjasama dibidang pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan;
  6. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan; dan
  7. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

 

  1.   Kasi Pengelolaan Arsip Dinamis

Tugas pokok Kasi Pengelolaan arsip dinamis melaksanakan penyiapan petunjuk  teknis untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis yang diterima dan diciptakan.

Uraian tugas pokok Kasi Pengelolaan Arsip Dinamis;

  1. menyusun rencana kegiatan dan anggaran kerja Kasi Pengelolaan Arsip Dinamis;
  2. menyiapkan bahan dalam rangka penerapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan;
  3. pembuatan simpul jaringan dalam JIKN dan SIKN;
  4. melakukan penataan arsip dinamis baik yang diterima maupun yang diciptakan;
  5. mengatur penggunaan, pemberkasan dan penyimpanan arsip dinamis;
  6. melakukan pendataan dan penataan arsip inaktif baik yang diciptakan maupun yang diterima dari pencipta arsip yang telah habis retensi inaktifnya;
  7. menyusun panitia dan/atau tim penilai arsip; 
  8. menfalitasi panitia dan/atau tim penilai arsip dalam melakukan penilaian arsip inaktif;
  9. menfalitasi panitia dan/atau tim penilai untuk pelaksanaan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya;
  10. pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA);
  11. membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan dan kelengkapannya;
  12. melaksanakan fumigasi untuk pemeliharaan dan perlindungan arsip dari rayab;

 

  1. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan; dan
  2. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

 

  1. Kasi Pengelolaan Arsip Statis

Tugas pokok Kasi Pengelolaan Arsip Statis melaksanakan penyiapan perumusan petunjuk teknis untuk melaksanakan pemeliharaan, penyelamatan dan pelestarian arsip statis.

Uraian tugas Kasi Pengelolaan Arsip Statis:

  1. menyusun rencana dan program kerja Kasi Pengelolaan Arsip Statis;
  2. melakukan penarikan (akuisisi) dan penyelamatan arsip daerah Kabupaten Solok;
  3. melakukan penyelamatan dan perlindungan arsip akibat bencana alam yang berskala kabupaten;
  4. melakukan survey keberadaan dan melakukan penarikan arsip statis, arsip vital dan arsip terjaga;
  5. melakukan pandataan dan penataan arsip statis, arsip vital dan arsip terjaga yang ada di Lembaga Kearsipan Daerah;
  6. melakukan autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola lembaga kearsipan daerah;
  7. melakukan pencarian arsip statis yang pengelolaannya menjadi kewenangan daerah kabupaten yang dinyatakan hilang dalam bentuk daftar pencarian arsip;
  8. melakukan penelusuran dan penarikan arsip tokoh;
  9. penulisan sejarah lisan tokoh, tempat dan benda bersejarah;
  10. mengalih mediakan arsip statis, arsip vital dan arsip terjaga kedalam media elektronit;
  11. melakukan restorasi arsip satatis, arsip vital, dan arsip terjaga yang mengalami kerusakan fisik;
  12. melakukan pemberkasan penyimpanan arsip satatis, arsip vital, dan arsip terjaga;
  13. melakukan perawatan dan perlidungan arsip satatis, arsip vital, dan arsip terjaga dari bahya rayat, kebakaran dan lain sebagainya;
  14. menyiapkan karya cetak dan karya rekam untuk khasanah arsip;
  15. melakukan pelayanan penunjang pelaksanaan pemerintahan di bidang kearsipan;
  16. memberikan pelayanan arsip bagi masyarakat yang membutuhkan;
  17. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan; dan
  18. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.